»Am meisten Vorbereitung kosten mich immer meine spontan gehaltenen, improvisierten Reden.« ― Winston Churchill

Eine erfolgreiche Präsentation beginnt lange vor dem eigentlichen Vortrag. Um Ihr Publikum zu begeistern und Ihre Botschaft klar zu vermitteln, ist eine gezielte Vorbereitung wichtig. Mit der Situationsanalyse nach Hellmut Geißner (1986) können Sie sich optimal auf Ihre Rede einstimmen und die wichtigsten Einflussfaktoren berücksichtigen. Denn wie das Zitat von Churchill vermuten lässt: Wenn eine Rede natürlich und spontan wirkt, könnte sich dahinter (viel) Übung und vor allem viel Vorbereitung verbergen.

In diesem Blog-Beitrag nehme ich Sie Schritt für Schritt mit und zeige Ihnen, welche Vorüberlegungen nötig sind, um eine wirkungsvolle Präsentation umzusetzen.

Die perfekte Präsentation: Situationsanalyse für optimale Vorbereitung

Jede Rede findet in einem bestimmten Kontext statt. Dabei variieren das Publikum, die Zeit, der Ort, das Ziel usw. Mit der Situationsanalyse können wir uns optimal vorbereiten.

Beginnen wir mit den ersten drei W-Fragen der Situationsanalyse: Wer, worüber und was?

Zielgruppe analysieren: Wer ist Ihr Publikum?
Berücksichtigen Sie berufliche Hintergründe, soziale Rollen und die emotionale Verfassung Ihres Publikums. Eine interne Teampräsentation erfordert eine andere Herangehensweise als ein Pitch vor Investor*innen oder eine Weiterbildung für Kund*innen.

Themenwahl: Worüber sprechen Sie?
Definieren Sie das zentrale Thema Ihrer Präsentation. Welche Aspekte sind besonders relevant für Ihr Publikum? Eine klare Fokussierung erleichtert die Vorbereitung und steigert die Verständlichkeit Ihres Vortrags. Geht es um einen groben Überblick einer Thematik oder um ein ganz spezielles (Fach-)Thema?

Inhaltliche Struktur: Was präsentieren Sie?
Arbeiten Sie mit eigenen Inhalten oder zitieren Sie Quellen? Gibt es Beispiele aus dem persönlichen Alltag oder eine Grafik, die näher erläutert werden muss?

Wie, wo und wann?

Warum, wozu und mit wem?

Wie sieht die Analyse nun ganz konkret aus? Ein Beispiel

Wer spricht worüber und über was?

Wie wird gesprochen, wo und wann?

Warum wird geredet, wozu und mit wem?

Warum spricht Linda, gibt es einen Anlass?
Die Geschäftsleitung hat erkannt, dass die aktuelle Social-Media-Strategie nicht effektiv ist. Sie hat Linda gebeten, neue Ansätze zu präsentieren, die das Marketing stärken.

Wozu hält Linda den Vortrag, was ist das Ziel?
Lindas Ziel ist es, eine Zustimmung und Budget für die vorgeschlagene Strategie zu erhalten. Sie will der Geschäftsführung deutlich machen, warum Social Media und speziell ihre Strategie ein entscheidender Wachstumsfaktor ist. Mit ihrer Präsentation möchte sie davon überzeugen, dass der Plan realistisch, umsetzbar und gewinnbringend ist.

Mit wem hält Linda den Vortrag, spricht sie allein oder im Team?
Es gibt eine Vortragende, Linda. Sie wird die meiste Zeit sprechen. Es ist auch eine Diskussionsrunde geplant, an der die Geschäftsführung und einige Teamleitende aus Vertrieb und PR teilnehmen werden. Diese Personen sind an klaren Zahlen interessiert und haben wenig technisches Wissen über Social Media.

Und wie sollte Linda die Präsentation nun konkret planen und umsetzen?

Eine erfolgreiche Präsentation beginnt lange vor dem eigentlichen Vortrag. Um Ihr Publikum zu begeistern und Ihre Botschaft klar zu vermitteln, ist eine gezielte Vorbereitung wichtig. Mit der Situationsanalyse nach Hellmut Geißner (1986) können Sie sich optimal auf Ihre Rede einstimmen und die wichtigsten Einflussfaktoren berücksichtigen. Denn wie das Zitat von Churchill vermuten lässt: Wenn eine Rede natürlich und spontan wirkt, könnte sich dahinter (viel) Übung und vor allem viel Vorbereitung verbergen.

In diesem Blog-Beitrag nehme ich Sie Schritt für Schritt mit und zeige Ihnen, welche Vorüberlegungen nötig sind, um eine wirkungsvolle Präsentation umzusetzen.

Wie, wo und wann?

Kommunikationsstrategie: Wie übermitteln Sie Ihre Botschaft?
Nutzen Sie PowerPoint-Folien, Videos oder Grafiken? Arbeiten Sie mit interaktiven Elementen? Die Wahl der Kommunikationsmittel beeinflusst die Wirkung Ihrer Präsentation erheblich. Sie können das Publikum mit einer Frage und Handzeichen einbeziehen, etwas Gebasteltes als Anschauungsmaterial mitbringen oder ein Zitat für den Einstieg vorbereiten.

Location: Wo findet die Präsentation statt?
Die Umgebung spielt eine große Rolle für Ihre Präsenz. Ist es ein großer Konferenzraum oder ein kleiner Besprechungsraum? Sind die Stühle beweglich, gibt es Tische? Günstig ist es, vorher die Technik und Akustik zu testen.

Timing beachten: Wann präsentieren Sie?
Der Zeitpunkt kann die Aufmerksamkeit und Aufnahmefähigkeit Ihres Publikums beeinflussen. Vormittags sind Zuhörende oft konzentrierter als am Nachmittag, kurz vor der Mittagspause könnte das aber wieder ganz anders aussehen. Berücksichtigen Sie auch, was Ihrer Präsentation vorausgeht und was im Anschluss folgt.

Warum, wozu und mit wem?

Wer hält den Vortrag?
Linda ist Marketingmanagerin und hat Fachwissen über Social Media. Sie ist sehr versiert und gut eingearbeitet. Die Geschäftsleitung, die kein Social-Media-Experte ist, trifft jedoch strategische Entscheidungen. Das muss sie berücksichtigen.

Worüber spricht Linda?
Die neue Social-Media-Strategie soll das Unternehmen bekannter machen. Mit diesem Vortrag soll die Geschäftsleitung von der Strategie überzeugt werden.

Was stellt sie dar, welche Inhalte oder Texte?
Für die Präsentation hat Linda eine eigene Analyse der bisherigen Social-Media-Aktivitäten erstellt. Sie bringt eine Präsentation mit Diagrammen und Erfolgsbeispielen mit und macht darin einen Vorschlag für eine neue Strategie mit klaren Maßnahmen und einer Kostenübersicht.

Wie präsentiert Linda die Inhalte und wie spricht sie?
Linda spricht professionell und verständlich für ein Publikum ohne tiefes Social-Media-Wissen. Sie nutzt eine PowerPoint-Präsentation mit Grafiken und Videos, die ihr Gesagtes untermauert. Sie hat eine klare Struktur mit Argumenten und Praxisbeispielen.

Wo hält sie den Vortrag, an welchem Ort?
Ort der Präsentation ist ein großer Konferenzraum im Unternehmen. Technik steht zur Verfügung (Beamer, Laptop, Mikrofon, Flipchart), Linda kennt sich dort aus.

Wann findet der Vortrag statt, zu welcher Zeit?
Die Präsentation findet um 10 Uhr morgens statt, im Rahmen einer Strategietagung. Direkt davor gibt es eine Finanzpräsentation – das Publikum könnte also noch mit Zahlen beschäftigt sein.

Warum spricht Linda, gibt es einen Anlass?
Die Geschäftsleitung hat erkannt, dass die aktuelle Social-Media-Strategie nicht effektiv ist. Sie hat Linda gebeten, neue Ansätze zu präsentieren, die das Marketing stärken.

Wozu hält Linda den Vortrag, was ist das Ziel?
Lindas Ziel ist es, eine Zustimmung und Budget für die vorgeschlagene Strategie zu erhalten. Sie will der Geschäftsführung deutlich machen, warum Social Media und speziell ihre Strategie ein entscheidender Wachstumsfaktor ist. Mit ihrer Präsentation möchte sie davon überzeugen, dass der Plan realistisch, umsetzbar und gewinnbringend ist.

Mit wem hält Linda den Vortrag, spricht sie allein oder im Team?
Es gibt eine Vortragende, Linda. Sie wird die meiste Zeit sprechen. Es ist auch eine Diskussionsrunde geplant, an der die Geschäftsführung und einige Teamleitende aus Vertrieb und PR teilnehmen werden. Diese Personen sind an klaren Zahlen interessiert und haben wenig technisches Wissen über Social Media.

Die Präsentation sollte entsprechend dieser Analyse faktenbasiert, überzeugend und auch für ein nicht-technisches Publikum verständlich sein. Es hilft, Beispiele aus der Praxis und klare Vorteile für das Unternehmen zu zeigen. Da die Zuhörenden direkt davor eine Finanzpräsentation hatten, kann ein lockerer Einstieg oder eine spannende Einleitung die Aufmerksamkeit steigern.

So oder so ähnlich können Sie sich an Ihren geplanten Vortrag setzen. Für die Umsetzung kann es nun hilfreich sein, Karteikarten zu nutzen, den Vortrag mehrmals durchzusprechen oder bei Zeitnot nur die Einleitung zu üben, Blickkontakt zu halten und abzuschätzen, welche Fachbegriffe sinnvoll eingesetzt oder lieber gestrichen werden sollen.